A Nova postura do Auditor Interno

José Ribamar Mendonça Bertrand*

 

Introdução

Desde o surgimento da Auditoria, a postura do auditor vem mudando devido a vários motivos, dentre eles, ressaltam as mudanças na economia, no governo e na sociedade.

Atualmente os clientes das auditorias internas, precisam de informações novas e atualizadas, além disso, precisam saber sobre as perspectivas de lucro ou prejuízo, bem como detectar se há falhas nos controles internos da empresa auditada. Isto significa que a auditoria interna precisa trabalhar e visando o futuro e não somente verificando erros do passado.

 

A nova postura do auditor interno

A auditoria não é uma profissão tão moderna quanto se possa imaginar. Os primeiros auditores, eram representantes do governo que ouviam as informações prestadas pelos coletores de impostos, e davam seu parecer. Daí o título auditor ser derivado da palavra "audire" que significa ouvir. Paulatinamente, os auditores iniciaram exames nos registros que serviam como base às informações até então prestadas apenas verbalmente.

Com o passar do tempo, o surgimento das grandes empresas e a crescente necessidade de acompanhar todas as transações e produtos auferidos, os auditores passaram a ser os "olhos e ouvidos" da administração. Isto significa que a auditoria verificava se todos os atos administrativos passados estavam de acordo com as normas internas e davam seu parecer.

Em um artigo publicado por Lawrence B. Sawer, está transcrito um diálogo entre ele e seu neto, que revela a visão que algumas pessoas tem do auditor:

O menino pergunta:

- "Como você ganha a vida vovô?
   Sou auditor interno.
- O que é um auditor interno?
  São os olhos e ouvidos da administração.
- Então você é um espião?
  Claro que não. Por que você acha isso?
- Mas vovô, foi o que você disse!
  Sei o que eu disse. Um espião movimenta-se escondido, entre as sombras, obtém informações roubando-as e nunca permite que as pessoas saibam o que está fazendo".

Mas a expressão "olhos e ouvidos da administração", realmente não soa bem, perece realmente um delator ou um espião. Por isso, o conceito de auditoria passou a ser: "a auditoria interna ao avaliar as operações, faz o que o diretor geral gostaria de fazer, se tivesse tempo e conhecimento para fazê-lo".

Hoje em dia, a pessoa do auditor não deve mais estar presa somente a fatos passados. Isto não significa dizer que estes devem ser desprezados, mas sim que os fatos futuros são de relevante importância. O auditor atual, não deve mais ser aquela pessoa desagradável que vinha somente "policiar" todos os trabalhos realizados e, ao encontrar uma pequena falha, crucificava o auditado. Esta postura causava temores, repúdio, retração e até atitudes agressivas por parte do auditado. Por esse motivo até os dias de hoje os auditores escutam aquelas expressões por parte do auditado, as quais sabemos que é só "da boca para fora" tais como: "que bom que você veio" e "pena que já vai embora, volte sempre". Essa atitude demonstra um comportamento defensivo por parte do auditado, devido às características do trabalho policialesco da auditoria realizado em um passado não muito distante e muitas vezes presente nos dias de hoje.

Atualmente, principalmente para a auditoria interna, é de grande importância, um trabalho preventivo, visando a correção de possíveis falhas e distorções nos controles internos da entidade, evitando-se problemas futuros. Para tornar essa atitude possível por parte do auditor, é necessário que ele possua uma perfeita visão sistêmica da organização, além de nunca esquecer o objetivo da empresa e sem perder a visão dos concorrentes. Para que isto seja possível, é necessária uma visão holística e proativa, onde o auditor se antecipa aos fatos.

Pela sua própria definição Auditoria Interna é "a atividade de avaliação independente, que, em parceria com os administradores e especialistas, deverá avaliar a eficiência e eficácia dos sistemas de controle de toda a entidade, agindo proativamente, zelando pela observância às políticas traçadas e provocando melhorias com o fornecimento de subsídios aos proprietários e administradores para a tomada de decisão, visando ao cumprimento da missão da entidade". A partir daí podemos mostrar que o trabalho do auditor interno é realizado em parceria com a administração, isto significa que ambos têm um objetivo comum que é a melhoria nos controles internos, nunca esquecendo o objetivo da entidade.

Para o auditor atingir este perfil, não é muito fácil, se levarmos em conta o lado do auditado. Este, ainda vê a auditoria como alguns anos atrás, quando na realidade, deveria enxergá-los como parceiros em busca de um objetivo comum. Por mais que tentemos mostrar que estamos realizando um trabalho para auxiliar a administração no desenvolvimento de suas atribuições, sempre somos vistos com rejeição. Durante os trabalhos de auditoria, o auditor interno informa à administração superior as falhas encontradas e ninguém gosta de ter seus erros revelados aos seus superiores. Esse é outra causa para o comportamento defensivo do auditado.

Para que o auditor consiga realizar um bom trabalho, ele deverá conseguir a cooperação dos auditados. Um dos aspectos mais importantes para o auditor se relacionar bem com o auditado, é a empatia, isto é, o auditor tentar colocar-se no lugar do auditado. Esse comportamento permitirá o auditor avaliar se as recomendações feitas, são viáveis. Se o auditor não tiver esse posicionamento, ocorrerão, duas situações desagradáveis:

  1. o auditado questionará o posicionamento do auditor já que este nunca vivenciou o trabalho para compreender porque as pessoas erraram; e
  2. o auditor não conseguirá a correção dos erros detectados.

Existem alguns procedimentos, por parte do auditor, que minimizam o efeito do medo do auditado durante seus trabalhos:

  1. antes de chegar ao local a ser auditado, ligar para o responsável informando sua chegada, assegurando que interferirá o mínimo possível nas suas rotinas de trabalho;
  2. quando chegar ao local a ser auditado, procurar ser agradável com todos, passando a mensagem que é "um convidado na casa do auditado";
  3. ser amigável e respeitoso ao se dirigir às pessoas com perguntas e pedidos;
  4. ao encontrar erros, conversar com as pessoas envolvidas, antes de levar ao conhecimento do responsável pela área.

As informações produzidas pelo auditor, devem ser um componente ativo de todo o mecanismo da gestão da entidade. Para que isto seja possível, exige-se do auditor um conhecimento que ultrapassa as barreiras da contabilidade, sendo de extrema importância, conhecimentos em informática, administração, economia, O&M, marketing, dentre outros.

Além disso, o auditor deve estar atento para as novas tendências do mercado onde a empresa está inserida, procurando participar na elaboração de estratégias de atuação para desenvolvimento crescente de sua empresa.

Considerando que o controle interno é "o conjunto de estratégias adotadas pela administração para atingir um objetivo", a participação do auditor na elaboração dessa estratégia é de fundamental importância para sua eficiência e eficácia.

O trabalho do auditor tem dois objetivos:

  1. relatar à administração superior todos os seus achados; e
  2. deixar o lugar auditado, melhor do que encontrou.

Para o auditor conquistar respeito pelo seu trabalho, é necessário, pelo menos, as seguintes atitudes: informar as pessoas envolvidas antes de informar seus superiores; definir corretamente a responsabilidade das pessoas diante uma constatação, não responsabilizando pessoas indevidamente; sempre possui todos os fatos e dados que suportam suas afirmativas; não se concentra em falhas irrelevantes; tem uma visão de todos os controles (visão sistêmica) melhorando o desempenho da unidade e não somente corrige erros individuais.

Outro fato importante é a postura do auditor, pois quando este se mostra interessado, simpático e compreensivo, encontrará disposição dos interlocutores para o diálogo. A postura de superioridade por parte do auditor, somente prejudica o trabalho, por criar um clima de defesa por parte do auditado. Além disso, o auditor não deve se sentir inferiorizado quando as pessoas apresentam alternativas de solução diferentes das suas, afinal as soluções devem ser obtidas em parceria.

É muito importante também, que o auditor se conscientize que não é infalível, reconhecendo seus erros e idéias melhores que as suas. Diante dessa postura, é possível o trabalho em parceria entre o auditor e o auditado.

Conclusão

Um Auditor Interno não pode mais comportar-se como a anos atrás, que se assemelhava à raposa, sempre matreira e inevitavelmente devastadora quando entra no galinheiro. O auditor deve sempre lembrar que não é o predador nem tampouco o auditado a presa. Deve sempre ser valorizado o trabalho de parceria (auditor - auditado) para que a entidade consiga alcançar seus objetivos com eficácia.

 

Referências Bibliográficas