I - INTRODUÇÃO

Neste trabalho, procuraremos demonstrar as semelhanças existentes entre o auditor de balanço, e/ou analítico, profissão privativa dos contadores, e o auditor da qualidade, não necessariamente exercida por contadores.

Para que tenhamos noção da profundidade do termo auditoria, devemos entendê-lo na sua essência, vindo este do latim, com o sentido de "aquele que houve".

Pelos ingleses, foi utilizado para rotular a terminologia contábil de revisão, através da palavra auditing, tendo hoje um sentido bem mais abrangente.

Independentemente da aplicação da "auditoria" em si, podendo ser médica, policial, contábil, financeira, administrativa, parlamentar...., o seu sentido sempre será o de revisão sobre metodologias de trabalhos empregadas em determinada tarefa, visando a proteção de um "patrimônio".

Neste contexto, desenvolveremos o nosso raciocínio focado nas práticas comuns de planejamento, execução e finalização dos trabalhos, tanto na área da auditoria contábil, analítica, como da qualidade, além de destacarmos as diferenças conceituais entre as auditorias.

II - EVOLUÇÃO DA AUDITORIA DE BALANÇO, ANALÍTICA E DA QUALIDADE NO BRASIL.

AUDITORIA DE BALANÇO

A auditoria de balanço, executada por auditores externos, teve a sua evolução no Brasil, a partir do momento da instalação de grandes grupos econômicos internacionais, que consequentemente tiveram que disponibilizar as suas demonstrações financeiras para serem auditadas.

As primeiras noções conceituais do termo "auditor independente" , foram citadas na Lei nº 4.728, de 1065, que disciplinou o mercado de capitais e estabeleceu medidas para o seu desenvolvimento.

Porém, foi a partir de 1972, com promulgação de norma de auditoria, pelo Banco Central do Brasil, que a auditoria passou efetivamente a ter um maior reconhecimento do público em geral.

Finalizando, com a Lei 6404/76, Lei das Sociedades por Ações, e a criação da comissão dos valores mobiliários, foi que a auditoria passou a ter uma importância vital, pois esta lei regulamentou que que as companhias abertas devessem obrigatoriamente ser auditadas por auditores independentes, registrados na Comissão de Valores Mobiliários – CVM.

AUDITORIA ANALÍTICA

A auditoria analítica, executada na maioria das vezes por auditores internos, surgiu como uma ramificação da auditoria externa, considerando que esta efetuava os trabalhos de auditoria de balanço, porém o grau de profundidade dos exames operacionais não eram tão relevantes, pois o seu objetivo final era transmitir um parecer sobre as Demonstrações Financeiras.

Com a grande evolução das empresas brasileiras, e considerando ser impossível um controle interno adequado, sem a presença de profissionais especializados na revisão destes controles, foi que a figura da auditoria analítica, exercida pelo auditor interno, passou a ser valorizada e difundida nas organizações.

Atualmente existe uma interligação e cooperação muito grande, entre a auditoria externa e interna, pois ambas se complementam na busca da proteção do patrimônio de uma entidade.

AUDITORIA DA QUALIDADE

A qualidade no Brasil, assim como em todo mundo, tornou-se uma verdadeira "obsessão", onde as empresas buscam a sua certificação para a própria sobrevivência, neste ambiente competitivo em que vivemos.

A adequada implementação dos elementos da gestão da qualidade, e da garantia da qualidade, descritos nas normas da família ISO 9000, podem levar as organizações a se tornarem empresas competitivas em mercados cada vez mais exigentes.

Como uma função não exclusiva de profissional de contabilidade, a auditoria da qualidade, como um dos elementos de um sistema da qualidade, não deve ser comparada a auditoria tradicional, porém segundo a sua própria definição, na norma NBR ISO 8402, como sendo o "exame sintético e independente para determinar se as atividades da qualidade e seus resultados estão de acordo com as disposições planejadas, se estas foram efetivamente implementadas e se são adequadas consecução dos objetivos".

Baseado na própria definição que consta na norma, concluímos que auditoria da qualidade está muito próxima da auditoria analítica, no sentido de revisão de metodologia, buscando a convicção da segurança sobre determinada rotina que está sendo executada.

III - SEMELHANÇAS ENTRE OS TRABALHOS DE AUDITORIA CONTÁBIL, ANALÍTICA E DA QUALIDADE.

Embora exista a afirmação de que as auditorias contábil, analítica e da qualidade, sejam distintas, com o que concordamos somente em relação a finalidade técnica para a qual cada uma é realizada, quanto as seus aspectos práticos, podemos observar vários pontos comuns.

Se buscarmos estudar conceitualmente as auditorias objeto deste trabalho, podemos perfeitamente vislumbrar inúmeras semelhanças entre elas, com pequenas variações de "termos técnicos", senão vejamos:

EM RELAÇÃO AS SUAS FASES:

Considerando que as auditoria são compostas por três grandes fases, a pré-auditoria, a auditoria, e a pós-auditoria, poderíamos fluxografar as atividades comuns, apesar da linguagem técnica de cada segmento, em:
 

EM RELAÇÃO A SUA EXECUÇÃO:

Independente da auditoria que se queira realizar, normalmente as pessoas que irão executar o trabalho, lançam mão de um recurso extremamente útil, para que os exames sejam realizados de maneira uniforme e consistente.

A auditoria contábil, e a analítica, utilizam o chamado "programa de trabalho", e ou "plano de auditoria", ao passo que na auditoria da qualidade, este documento é chamado de "lista de verificação".

Independentemente do nome técnico, o seu conceito é o mesmo, ou seja: tarefa preliminar traçada pelo auditor, que se caracteriza pela previsão dos trabalhos que devem ser executados em cada serviço, a fim de que este cumpra integralmente as suas finalidades.

Alguns itens são de extrema importância na elaboração dos programas de trabalho, ou listas de verificações, destacando-se:

• Conhecer profundamente o processo/área que será auditada, tendo acesso com antecedência à documentação de referência.
• Efetuar verificação "in loco" do processo/área que será auditada, antes da elaboração do programa ou da lista.
• Utilizar sempre os serviços de especialistas, dependendo do tipo da auditoria, a fim de que não sejam elaboradas perguntas inconsistentes.
• Elaborar os "passos/perguntas" que sejam possíveis de comprovação posterior, através de evidências.
• Elaborar os "passos/ perguntas" obedecendo a uma seqüência lógica.
• Deixar um espaço ao lado de cada "passo/pergunta", de tal maneira que seja possível identificar qual auditor realizou a tarefa, bem como em que data.

EM RELAÇÃO AO PERFIL DOS AUDITORES:

Em virtude da atividade de auditoria ser muito peculiar, também os profissionais que exercem esta função deverão possuir características especiais, independentemente da natureza contábil, analítica ou da qualidade.

O auditor perante o contexto sócio-técnico em que atua, passa a ser um indivíduo singular, devido a posição de "staff" na estrutura organizacional, sendo interno, ou posição totalmente independente, se externo, considerando não ter subordinação na empresa.

Pelas condições especialíssimas de atuação destes profissionais, no seu perfil deverão constar os seguintes predicados:

• Boa cultura, e vasta experiência técnica.
• Sólida constituição psicossomática para agüentar as pressões inerentes a própria função.
• Habilidade no relacionamento humano.
• Auto-liderança.
• Habilidade na comunicação oral e escrita.
• Organizado e pontual.
• Discreto, tolerante, polido, persistente, objetivo, prudente, cuidadoso e com personalidade.
• Capacidade de coordenação de grupos.
• Integridade moral e honestidade de propósitos.
• Capacidade de análise sistêmica.

EM RELAÇÃO A COMUNICAÇÃO:

Talvez a maior virtude do auditor, independente do tipo de auditoria, seja a comunicação entre ele e os processos auditados, e por extensão em relação às pessoas auditadas.

Devido a grande carga emocional que envolve um processo de auditoria, quando mais efetivo for o processo de comunicação, menor será a resistência, e mais facilmente poderão ser detectadas não-conformidades que possam vir a comprometer o sistema de controles internos de determinado processo.

A palavra comunicação tem um sentido muito amplo, recorrendo ao dicionário Aurélio, podemos mensurar a sua extensão, através do seu significado que é "Ato ou efeito de emitir, transmitir e receber mensagens por meio de métodos e/ou processos convencionados, quer através de linguagem falada ou escrita, quer de outros sinais, signos ou símbolos".

Para que houvesse a efetividade na comunicação, seria interessante que o auditor lançasse mão de algumas regras, para a mais perfeita compreensão, sendo estas:

• Julgamento/Avaliação:

Nunca julgar ou avaliar sem antes ter conhecimento perfeito dos fatos.
• Interferência não crítica:

Nunca inferir conclusões, pensamentos, fatos ou idéias além daquelas informadas durante a auditoria.
• Falta de atenção:

Não se permitir distrair os pensamentos nem perder atenção ao que está sendo dito ou mostrado.
• Atitude:

Ser sempre aberto e receptivo para os outros.
• Desejo de ouvir:

Procurar entender o que foi dito, não deixando o coração guiar a mente.
• Semântica:

Não interpretar palavras ou frases de modo diferente daquele que o interlocutor proferiu.
• Desejo de falar em excesso:

Não entusiasmar com o som de sua própria voz, ou da demonstração de seu conhecimento.
• Falta de humildade:

Lembrar que há sempre algo novo a aprender com os outros.
• Medo:

Não ter medo de mudar constantemente.

EM RELAÇÃO AO RELATÓRIO:

Como uma das finalidades principais de qualquer auditoria, senão a principal, é a de trazer às pessoas competentes, a conclusão sobre a aderência/segurança dos processos auditados, este "sentimento" deverá ser transmitido através do relatório de auditoria.
Para que o relatório cumpra os seus principais objetivos, que são de propiciar recomendações construtivas visando o aprimoramento dos controles internos, redução de custos e otimização das rotinas de determinado setor/processo, é que a sua redação deve buscar:

• Clareza: o relatório deverá ser escrito com palavras simples que expressem exatamente o pensamento.
• Concisão: conter somente o essencial, e encerrar somente palavras e frases indispensáveis.
• Correção: a informação deverá ser precisa, com uma redação livre de incorreções gramaticais, de grafias e de pontuação.
• Habilidade: uso adequado de palavras de modo a evitar atritos.
• Cautela: críticas só devem ser feitas depois de esgotadas todas as evidências de má gestão dos processos.
• O relatório de auditoria, além das qualidades já citadas anteriormente, deve conter informações que permitam uma adequada identificação e avaliação das condições da empresa/setor auditado, tais como:

• a) Nome da organização/setor auditado, local e data da auditoria.

I - CONCLUSÃO:

Ao longo do texto, procuramos "desmistificar" o conceito de que a auditoria da qualidade não tem nada haver com a auditoria contábil ou analítica, como muitas pessoas relacionadas a área de qualidade afirmam.

Embora a auditoria da qualidade não seja uma atividade privativa dos contadores, aquelas pessoas que já exercem trabalhos de auditoria contábil, ou analítica, terão maior facilidade de compreensão de mais este tipo de auditoria.

A auditoria da qualidade está basicamente voltada para a gestão dos processo produtivos, uma fez que a família ISO 9000, foi desenvolvida inicialmente a fim de buscar qualidade e produtividade fabril, não obstante atualmente estar voltada também para outros objetivos.

Embora sejam auditorias com finalidades distintas, a sistemática de aplicação é semelhantes, tendo o mesmo objetivo, quer seja: "revisão de metodologias de trabalho, buscando uma adequada gestão dos processos".

Neste contexto, acreditamos que os contadores que já exercem atividades de auditoria deveriam ter um maior relacionamento e envolvimento com as auditorias da qualidade, considerando as quantidades enormes de semelhanças que existem nestas atividades, além da carência de profissionais no mercado.

Curitiba, 03 de maio de 1999.

Cláudio Marcelo Rodrigues Cordeiro
Contador sob o nº 33.205/Pr
Coordenador de Auditoria e O&M da Editel Listas Telefônicas em Curitiba
Professor de Auditoria e Perícia Contábil das Faculdades Santa Cruz em Curitiba
Mestrando em Administração e Gestão Financeira pela Universidade de Extremadura da Espanha
 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria um curso moderno e completo. 5ª Edição, São Paulo: Atlas, 1996.

ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 3ª Edição, São Paulo: Atlas, 1998.

LOPES DE SÁ, Antônio. Curso de Auditoria. 8ª Edição, São Paulo: Atlas, 1998.

IBQN, Instituto Brasileiro da Qualidade Nuclear. Auditorias da Qualidade, Revisão nº 04, Rio de Janeiro,1997.